Jangan Sampai Program Bagus Tetapi Rendah Partisipasi
Jari-jarinya menekan tombol refresh berulang kali di laptopnya sejak sore tadi, berharap jumlah pendaftar di layar berubah menjadi lebih tinggi. Tapi itu hanyalah harapan belaka, karena program sudah ditutup pukul 5 sore tadi. Angka partisipasi karyawan hanya 23% untuk agenda seminar keuangan pribadi yang sangat menarik, menurutnya. Fuad adalah seorang manajer human resources di perusahaan yang bertanggung jawab atas program retensi karyawan.
Di ruang kerjanya yang mulai sepi menjelang malam, dia menatap dokumen proposal program pelatihan karyawan yang sudah dia susun mati-matian selama berbulan-bulan. Jam sudah menunjukan jam 19:30, perut yang sudah mulai bernyanyi lagu bengawan solo, terus diabaikan. Kepalanya masih berputar-putar mencari jawaban, Mengapa?
Dia meyakini program ini sangat bagus, inovatif, dan akan menguntungkan baik bagi kompetensi karyawan maupun efisiensi perusahaan. Namun, kenyataannya partisipasinya sangat rendah. Padahal, hasil survei tahun lalu menunjukkan bahwa banyak karyawan mengeluh tentang kesulitan pengelolaan uang keluarga, di mana rata-rata mereka berusia 30-40 tahun, sudah berkeluarga, dan sedang mempersiapkan sekolah anak-anak mereka. Matanya masih merawang ke langit-langit ruangan yang kadang menjadi gelap mendadak karena timer lampu detektor gerak yang disetel setiap 5 menit kalau sudah di atas jam 7 malam.
Perasaan cemas mulai berubah menjadi kekecewaan besar saat melihat total peserta yang mendaftar ternyata hanya 20% dari target. Ia sudah berhitung dengan biaya yang telah dikeluarkan perusahaan, minimal 60% karyawan dapat mengikuti aktivitas ini sehingga programnya menjadi efektif. Sesuatu yang rasanya tidak mungkin. Tangannya menggenggam pulpen dengan keras, sambil sesekali menarik napas panjang.
Akhirnya dia memutuskan untuk memeriksa kembali seluruh rekam jejak pengiriman pesan dan pengumuman program yang pernah dia lakukan kepada karyawan. Buka Outlook dan mulai menelusuri aktivitas yang terkait dengan program ini. Mulai dari judul "usulan program", "persetujuan program", "pengajuan budget", "undangan pembicara", hingga akhirnya "undangan terbuka webinar program keuangan karyawan".
Dia tertegun saat melihat tanggal pengiriman di email terakhir. Ia menemukan fakta bahwa informasi program tersebut hanya dilempar begitu saja melalui satu email massal singkat dan satu kali siaran di grup obrolan kantor. Ia menandai email ini, dan menuliskan di kertas. Bahkan dia sendiri baru menyadari bahwa email itu juga dikirim sangat sore, di luar jam kerja. Sepertinya sangat rendah; kemungkinan juga dibuka oleh karyawan juga rendah. "Hmm, bisa jadi ini salah satu sebabnya."
Sebagai manajer HRD, dia terpukul saat menyadari bahwa, bagaimanapun bagus programnya, semuanya sia-sia karena dia sama sekali tidak melakukan "pemasaran" program secara terstruktur. Asumsinya, dengan kebutuhan hasil survei, program ini akan diserbu oleh karyawan dengan perasaan senang. Tetapi ini sebuah kenyataan.
Jam sudah menunjukkan pukul 20.30. Jalanan mulai lengang terlihat dari lantai 17 gedung. Dia menarik napas dalam-dalam, lalu menutup tab data pendaftar yang minim itu. Pelajaran yang sangat berharga! Dia menyadari sebuah program sebagus apa pun tidak akan diterima karyawan kalau komunikasinya tidak berjalan dengan baik.
Di ruang kerjanya yang mulai sepi menjelang malam, dia menatap dokumen proposal program pelatihan karyawan yang sudah dia susun mati-matian selama berbulan-bulan. Jam sudah menunjukan jam 19:30, perut yang sudah mulai bernyanyi lagu bengawan solo, terus diabaikan. Kepalanya masih berputar-putar mencari jawaban, Mengapa?
Dia meyakini program ini sangat bagus, inovatif, dan akan menguntungkan baik bagi kompetensi karyawan maupun efisiensi perusahaan. Namun, kenyataannya partisipasinya sangat rendah. Padahal, hasil survei tahun lalu menunjukkan bahwa banyak karyawan mengeluh tentang kesulitan pengelolaan uang keluarga, di mana rata-rata mereka berusia 30-40 tahun, sudah berkeluarga, dan sedang mempersiapkan sekolah anak-anak mereka. Matanya masih merawang ke langit-langit ruangan yang kadang menjadi gelap mendadak karena timer lampu detektor gerak yang disetel setiap 5 menit kalau sudah di atas jam 7 malam.
Perasaan cemas mulai berubah menjadi kekecewaan besar saat melihat total peserta yang mendaftar ternyata hanya 20% dari target. Ia sudah berhitung dengan biaya yang telah dikeluarkan perusahaan, minimal 60% karyawan dapat mengikuti aktivitas ini sehingga programnya menjadi efektif. Sesuatu yang rasanya tidak mungkin. Tangannya menggenggam pulpen dengan keras, sambil sesekali menarik napas panjang.
Akhirnya dia memutuskan untuk memeriksa kembali seluruh rekam jejak pengiriman pesan dan pengumuman program yang pernah dia lakukan kepada karyawan. Buka Outlook dan mulai menelusuri aktivitas yang terkait dengan program ini. Mulai dari judul "usulan program", "persetujuan program", "pengajuan budget", "undangan pembicara", hingga akhirnya "undangan terbuka webinar program keuangan karyawan".
Dia tertegun saat melihat tanggal pengiriman di email terakhir. Ia menemukan fakta bahwa informasi program tersebut hanya dilempar begitu saja melalui satu email massal singkat dan satu kali siaran di grup obrolan kantor. Ia menandai email ini, dan menuliskan di kertas. Bahkan dia sendiri baru menyadari bahwa email itu juga dikirim sangat sore, di luar jam kerja. Sepertinya sangat rendah; kemungkinan juga dibuka oleh karyawan juga rendah. "Hmm, bisa jadi ini salah satu sebabnya."
Sebagai manajer HRD, dia terpukul saat menyadari bahwa, bagaimanapun bagus programnya, semuanya sia-sia karena dia sama sekali tidak melakukan "pemasaran" program secara terstruktur. Asumsinya, dengan kebutuhan hasil survei, program ini akan diserbu oleh karyawan dengan perasaan senang. Tetapi ini sebuah kenyataan.
Jam sudah menunjukkan pukul 20.30. Jalanan mulai lengang terlihat dari lantai 17 gedung. Dia menarik napas dalam-dalam, lalu menutup tab data pendaftar yang minim itu. Pelajaran yang sangat berharga! Dia menyadari sebuah program sebagus apa pun tidak akan diterima karyawan kalau komunikasinya tidak berjalan dengan baik.